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Agorum core
Datei:Logo agorum.jpg
Entwickler agorum Software GmbH
Aktuelle Version 7.3.0
(15. November 2013)
Betriebssystem plattformunabhängig
Kategorie Dokumentenmanagement
Lizenz GPL, proprietäre Erweiterungen
Deutschsprachig ja
http://www.agorum.com

Agorum core (Eigenschreibweise agorum core) ist ein Dokumentenmanagementsystem und Enterprise-Content-Management-System der agorum Software GmbH aus Ostfildern. Es ist Open Source und Betriebssystem-unabhängig. Es umfasst Funktionen, um elektronische Dokumente zu verwalten, auffindbar zu machen und zur Verfügung zu stellen sowie um Dokumente systematisch abzulegen und revisionssicher zu archivieren. Auch Features zur Steuerung und Optimierung von Workflows und Geschäftsprozessen sind Bestandteile des Dokumentenmanagement-Systems.

Geschichte und Gegenwart Bearbeiten

Entwickler und Hersteller der Dokumentenmanagement-Lösung ist die agorum Software GmbH mit Sitz in Ostfildern/Nellingen, nahe dem Flughafen und der Landesmesse Stuttgart. Das 1998 gegründete Software-Unternehmen betrieb zu Beginn eine Handelsplattform im Internet. Parallel dazu entwickelte das Unternehmen, ab der Jahrtausendwende, agorum core. Bis Ende 2007 wurde es als proprietäres Closed Source Produkt vertrieben und im darauf folgenden Jahr offengelegt. Seitdem ist agorum core unter der General Public License (GPL) Version 2 als freie Software verfügbar.

Verfügbarkeit Bearbeiten

Das DMS wird sowohl als freie Open- als auch als proprietäre und lizenzpflichtige Pro-Version bereitgestellt. Vertrieben wird es vom Hersteller selbst sowie von einem Vertriebsnetz von über 50 Partnern in Deutschland, Österreich, Schweiz (DACH) und Liechtenstein. Außerdem wird agorum core im Rahmen von technischen Kooperationen in dritte Software-Lösungen, wie ERP- oder CRM-Systeme, integriert. Darüber bildet es die DMS-Komponente im Software-Stack der Open Source Business Alliance und wird im Rahmen der Deutschen Wolke als Software as a Service (SaaS) angeboten.

Zielgruppe Bearbeiten

Zu den Kunden der agorum Software GmbH gehören kleine bis große mittelständische Unternehmen aus jeglichen Wirtschaftszweigen. Darüber hinaus setzen öffentliche Einrichtungen und Behörden das Dokumentenmanagement-System ein.

Technische Eigenschaften Bearbeiten

Das DMS agorum core ist eine betriebssystemunabhängige Enterprise-JavaBeans-Anwendung. Der Server-Teil läuft auf den meisten gängigen Linux- und Windows-Systemen. Auf den Clients wird keine Installation eines Programmes benötigt. Für den Zugriff werden viele gängige Protokolle unterstützt, darunter:

Optional gibt es für Windows einen Client, der die Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems direkt ins Betriebssystem integriert.

Bei der Installation wird wahlweise die MySQL- (InnoDB) oder die PostgreSQL-Datenbank mitgeliefert. agorum core unterstützt in seiner kommerziellen Version auch MS SQL und Oracle Database. Als Applikationsserver wird WildFly mitgeliefert. Für die Suchmaschine und die Suchindizierung werden Lucene und OpenOffice.org verwendet, Jasper/iReport dient als integriertes Reporting-System und jBPM von JBoss wurde als Workflow-System integriert.

Funktionen Bearbeiten

Wesentliche Funktionen der DMS-Lösung dienen dazu, elektronische Inhalte zu organisieren sowie Dokumente (revisions-)sicher abzulegen und zu archivieren. Darüber hinaus gehören Anwendungen, um Workflows und Geschäftsprozesse zu automatisieren und Dokumente durchs Unternehmen zu lenken, zu den Features. Zusätzlich unterstützt agorum core den Anwender beim systematischen Suchen und Finden von Inhalten und reduziert menschliche Fehlerquellen bei der Ablage von digitalen Inhalten.

Überblick Bearbeiten

  • Mit Workflows Dokumente bearbeiten und durchs Unternehmen lenken.
  • FileWorkflow 2.0: Dokumente selbstständig verschicken, verlinken und umbenennen lassen, Dokumente mit Metadaten versehen und komplexe Folgeworkflows (Prozesse) starten.
  • Dokumente zentral verwalten, organisieren und revisionssicher archivieren.
  • Zugriff auf das DMS über das DMS-Laufwerk, die Weboberfläche desk4web, den Home Client oder über das agorum® core Cloud-Laufwerk.
  • weitere Zugänge für Windows und diverse mobile Zugriffe vorhanden
  • Anbindung und Integration von Drittsystemen (z.B. ERP- und CMS-Programme), Softwarelösungen (u. a. Outlook, Zarafa, SAP, Typo3 etc.), E-Mail-Konten und Geräten (wie Drucker oder Scanner)
  • Verlinkungen/Verknüpfung von Dokumenten
  • ordnerbasierte Ablage
  • Speicherung verschiedener Objekt-Typen (Dokumente, E-Mails etc.)
  • eigene Dateiattribute/Metadaten vergeben und vererben
  • Metadaten aus lesbaren Dateien (wie PDFs) erfassen
  • schnelles und effizientes Suchen und Finden von Dateien und anderen Inhalten
  • Sets/Favoriten (gespeicherte Suchen)
  • automatische Versionierung/Historisierung von Dokumenten
  • Serverpapierkorb
  • integriertes Back-up
  • Dokumente sperren/unveränderbar kennzeichnen
  • Sperren/Freigeben (Check-in/Check-out)
  • zeitgesteuerte Aktionen auf Ordner und Dateien ausführen (zum Beispiel automatische Archivierung oder Löschung)
  • E-Mail-Integration
  • integrierte Wikis
  • integriertes Forum
  • TIF / PDF/A
  • integrierte Texterkennung mittels OCR (Zusatzmodul)
  • Notiz-Funktion (zur internen Kommunikation) und gängige E-Mail-Funktion
  • Mitteilungsliste (Übersicht z. B. über interne Notizen, Änderungen in Ordnern, eingehende E-Mails etc.)
  • Konvertierungsfunktionen (Dokumente in PDF/HTML/TEXT)
  • mehrsprachig (Deutsch, Englisch)

Protokolle bzw. Schnittstellen Bearbeiten

Suche Bearbeiten

  • Ähnlichkeitssuche
  • Wildcardsuche
  • Volltextsuche
  • Attributsuche
  • numerische Suche
  • Kombination (boolesche)
  • Textfilter
  • automatische Indexierung
  • E-Mail-Indizierung samt Anhängen
  • Ablageort-/Pfadsuche über Volltextindex

Administration Bearbeiten

  • ADS (Active-Directory) – Synchronisation (Zusatz)
  • LDAP – Synchronisation (Zusatz)
  • ACL-Rechte-System
  • Benutzer
  • Gruppen
  • Reports
  • zentrale Konfigurationsdatenbank

Integration Bearbeiten

Ein wichtiges Ziel der Open Source Strategie von agorum core ist die Integration von anderen Open-Source-Komponenten. Für folgende Projekte existieren entsprechende Plug-ins und Schnittstellen:

Außerdem bestehen Schnittstellen zu proprietärer Software:

  • SAP
  • Reddoxx
  • Microsoft Outlook
  • DATEV

Zusatzmodule Bearbeiten

  • Workflow – bearbeiten von Dokumenten und Lenkung von Geschäftsprozesse im Unternehmen (z. B. Tagespost verteilen, Workflows im Vertrieb oder der Buchhaltung).
  • DocForm – automatische Erfassung von Daten (mit Hilfe eines grafischen Trainers), Daten kontrollieren, direkt ablegen und umfangreiche (Folge)Workflows starten.
  • DocForm Extended – ohne OCR-Software Metainformationen auslesen.
  • DocForm Positions – Rechnungspositionen automatischen und einfach auslesen, erfassen und weiter verarbeiten
  • DocForm Verify – erfasste Metadaten mit Daten im DMS oder anderen Datenquellen verifizieren und validieren lassen
  • Search-Highlighting – Daten und Informationen durch farbige Markierungen der gesuchten Begriffe auffinden.
  • Sync – macht die Arbeit über mehrere Standorte hinweg möglich, indem der bearbeitete Content synchronisiert und zentral auf einem Server zusammengeführt wird.
  • agorum2go (obsolet) – ermöglichte, das DMS unterwegs auch offline via Notebooks zu nutzen. Laut Hersteller ist ein Ersatz in Vorbereitung.
  • Admin Sync – im Unternehmen vorhandene Nutzer- und Berechtigungsverwaltungssysteme auf das DMS übertragen (wie AD oder LDAP).
  • FileAdaptor – Filesysteme (z.B. ERP-, CRM-Programme) mit dem DMS verbinden und Informationen verfügbar (z.B. durchsuchbar) machen.
  • MailAdaptor – vorhandene E-Mail-Server verknüpfen und E-Mails automatisiert am gewünschten Ablageort im DMS platzieren und archivieren.
  • OCR-Server – mit der OCR-Software Texte aus Bild-Daten scannen, als Metadaten erfassen, indizieren und im DMS durchsuchbar machen.
  • Preview – Betrachten und Bearbeiten von Dokumenten über die Vorschau-Funktion.
  • Preview Thumbnail – Dokumente schnell überblicken mittels eines minimierten Vorschaubilds.
  • Metadaten-Designer – Metainformationen an das Dokument angepasst, automatisch erfassen lassen und über die Volltextsuche aufrufbar machen.
  • DataRep – vollumfassende Datensicherung aller Inhalte des DMS in quasi Echtzeit.
  • DataRoom – Dokumente sicher Business-to-Business über einen Browser zum Lesen, Downloaden oder Bearbeiten bereitstellen.
  • Ablage- und Suchassistent – Ablageorte für Dokumente durch Ablagekriterien finden lassen, Content schneller ablegen und durchsuchbar machen.
  • Storage – Daten und Dokumente selektiv auf unterschiedliche Speichermedien überführen und kosteneffizient speichern
  • SAP-Integration – Dokumente aus SAP im DMS weiterverarbeiten und umgekehrt.
  • DATEV Online – Direkt aus dem DMS per XML-Schnittstelle in DATEV Unternehmen Online buchen.
  • DATEV Online Positions – Positionsgenau buchen mit der DATEV XML-Schnittstelle.
  • DATEV Rewe Pro – Direkt aus dem DMS in DATEV Rechnungswesen pro buchen.
  • ZUGFeRD – ZUGFeRD-Rechnungen erstellen, erfassen und weiterverarbeiten.
  • FileWorkflow – Dokumente automatisiert lenken und Prozesse anstoßen.
  • odoo-Integration – odoo-Dokumente ins DMS übernehmen und weiterbearbeiten.
  • Outlook-Integration – agorum® core in die Oberfläche von Outlook integrieren.
  • Quota – Benutzer- und gruppenspezifische Speicherplatzbeschränkungen einrichten.

Auszeichnungen Bearbeiten

Im Jahr 2013[1] gewann agorum core den ECM-Award als ECM-Projekt des Jahres.

Weblinks Bearbeiten

Einzelnachweise Bearbeiten

  1. Artikel auf computerwoche.de zum ECM-Award 2013 (PDF-Datei; 45 kB)


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